Téma outsourcingu účtovníctva je pre mnohých podnikateľov čoraz zaujímavejšia. Zatiaľ čo pred niekoľkými rokmi prevládal názor, že outsourcing účtovníctva sa oplatí len veľkým spoločnostiam, tento názor a pohľad sa už dávno zmenil. Najmä pre mladých podnikateľov je vedenie účtovníctva zaťažujúcim zdrojom nákladov, času i energie. Ak chcete vo svojom podnikaní napredovať, mali by ste sa lepšie oboznámiť s témou outsourcingu účtovníctva.
Čo znamená outsourcing účtovníctva?
Outsourcing je vo všeobecnosti stratégia v podniku, pri ktorej prenášate určité individuálne služby, ale aj oblasti svojho podnikania na externého poskytovateľa služieb. Bez ohľadu na to, či vás z vedenia účtovníctva bolí žalúdok, alebo sa jednoducho chcete stopercentne sústrediť na svoju hlavnú činnosť, ak si necháte viesť účtovníctvo externe, prinesie vám to niekoľko výhod. Medzi najzásadnejšie patria zníženie personálnych nákladov, zníženie počtu chýb a rizík, možnosť predchádzať finančných stratám, ako sú pokuty za neznalosť najaktuálnejšej legislatívy a pod. Vo všeobecnosti platí, že v prípade správne zvolenej externej účtovnej spoločnosti získate 100% istotu, že vaše účtovníctvo vedie expert, ktorý má znalosti, skúsenosti a je poistený. To znamená, že nebudete platiť viac daní, ako je nutné, odpadnú vám mzdové náklady a HR starosti a môžete sa sústrediť len na svoj predmet podnikania. Externá účtovná spoločnosť vás bude zastupovať aj v prípade daňových kontrol a podobne.
VÝHODY OUTSOURCOVANIA ÚČTOVNÍCTVA
1. Zameranie sa na hlavnú činnosť - Vaše podnikanie.
Jedným z najskloňovanejších dôvodov pre outsourcing bolo vždy plné zameranie sa na vlastnú spoločnosť. Iba tak sa môžete sústrediť na to podstatné a zároveň do svojej spoločnosti začleniť vždy najnovší vývoj a najmodernejšie trendy. Rozhodujúcu úlohu v tom, že outsourcing účtovníctva je čoraz zaujímavejší, zohráva aj neustále sa zvyšujúca digitalizácia a optimalizácia procesov v modernom účtovníctve. Nepotrebujete sledovať nové daňové úpravy, termíny, komunikovať s úradmi. Všetko za vás vyrieši externá účtovnícka spoločnosť, ktorá je na svoju činnosť poistená.
2. Zníženie nákladov na vedenie účtovníctva
Ak sa účtovníctvo odovzdá externej spoločnosti, zníži sa úsilie pri nábore a ušetrí sa fáza aklimatizácie nového zamestnanca a s ním vedené ďalšie náklady, ako sledovanie legislatívy, zaškolenia, modernejšie účtovné systémy. Interné vedenie účtovníctva, povedzme si úprimne, stojí v konečnom dôsledku veľa času a peňazí. Z praxe i mnohých všeobecných štúdií vyplýva, že môžete ušetriť až 30 percent týchto nákladov iba tým, že prejdete na externú spoločnosť. Je to jednoduché. Zrátajte si náklady na zamestnanca, ktorému musíte platiť školenia, odvody, dovolenky a riešiť s ním bežné HR problémy. Zároveň si to vynásobte minimálne x2, lebo nechcete mať celé účtovníctvo postavené len na jednej osobe. Čo keď ochorie, dá výpoveď, alebo pôjde na dlhú dovolenku?
3. Zníženie počtu chýb a rizík
V účtovníctve môže dôjsť k mnohým chybám, ktoré môžu priniesť nenávratné finančné straty pre vašu spoločnosť. Externým zabezpečením účtovníctva sa tieto riziká prenášajú na poskytovateľa služieb. Poskytovateľ služieb, teda v našom prípade účtovná spoločnosť, musí znášať finančné dôsledky, ak nedodrží určité lehoty alebo právne/legislatívne požiadavky. Špecializované a seriózne účtovné firmy, sú voči týmto rizikám zväčša poistené a dokážu preto, v prípade že to bude potrebné, klientovi náhradu škody vykompenzovať.
4. Udržiavanie prehľadu vďaka digitalizácii
V súčasnosti je takmer štandardom archivovať dokumenty a potvrdenia v digitálnej podobe. Ak sa vedenie účtovníctva zadá externej firme, ktorá vedie účtovníctvo pomocou najmodernejších inteligentných fakturačných softvérov, krok k digitalizácii je oveľa jednoduchší. Oprávnení pracovníci majú takto vždy plný a potrebný prehľad a prístup ku všetkým potrebným dokumentom, a to prakticky bez starostí.
5. Zvýšená bezpečnosť (údajov) a možnosti kontroly
Bezpečnosť údajov je vo všeobecnosti dôležitým základom spoločnosti, a to platí aj v oblasti účtovníctva. Spoločnosť sa musí chrániť nielen pred kybernetickými útokmi, ale musí byť schopná uchovať v bezpečí aj iné ako osobné údaje, napríklad účtenky a faktúry.
Ak účtovníctvo spoločnosti preberá externá účtovná firma so svojimi špeciálnymi znalosťami najnovších legislatívnych zmien, znižuje sa pravdepodobnosť nesprávneho zaúčtovania alebo chýb vyplývajúcich z neznalosti. Ak napriek tomu dôjde k chybe, ktorú možno pripísať externému účtovníkovi, a ktorá sa skončí finančnou škodou pre spoločnosť, zodpovednosť nie je viac na vašej strane, ale na strane externej firmy.
6. Kontrola nákladov
Náklady na externé účtovníctvo sa vypočítavajú oveľa ľahšie ako náklady na interné účtovníctvo. V prípade externého vedenia účtovníctva sú náklady zvyčajne fixné, a teda nie variabilné, a preto sa dajú ľahko vypočítať.
Náklady na externé vedenie účtovníctva
Koľko stojí externé vedenie účtovníctva? Náklady na externého účtovníka alebo daňového poradcu sa samozrejme líšia v závislosti od sadzby - náklady sa zvyšujú, čím sú dátové toky zložitejšie a rozsiahlejšie.
U nás sa účtovníctvo začína od sumy 200 € mesačne s programom BASIC, ktorý je určený menším spoločnostiam, ktoré potrebujú zabezpečiť bezproblémové fungovanie v oblasti účtovníctva a daní. Ste väčšia spoločnosť a hľadáte to najlepšie pre svoje účtovníctvo? Prezrite si náš cenník.
Mali by ste si účtovníctvo objednať u externého dodávateľa?
Vedenie účtovníctva je pravdepodobne viac či menej otravnou témou pre každého podnikateľa. Pre správne vedenie účtovníctva je potrebné zvážiť niekoľko vecí a mali by ste mať určitý poriadok a pracovitosť. Samozrejme však treba zvážiť niekoľko zásadných vecí, ktoré hovoria v prospech outsourcingu účtovníctva. Žiadna chuť do tejto práce alebo príliš málo času sú argumenty, ktoré tu zvyčajne neplatia. Pomocou nasledujúceho kontrolného zoznamu si môžete sami overiť, či by outsourcing účtovníctva mohol byť pre vás a vašu spoločnosť vhodnou voľbou.
- Na vedenie účtovníctva vám kvôli vašej hlavnej činnosti nezostáva takmer žiadny čas a nezamestnali ste nikoho, kto by túto úlohu robil za vás.
- Účtovníctvo si vediete sami alebo na túto prácu zamestnávate jedného či viacerých ľudí. Nemáte však čas ani peniaze na ďalšie vzdelávanie.
- Interné vedenie účtovníctva zvyšuje riziká a zdroje chýb pre vás ako podnikateľa.
- Nemáte dostatok času a finančných prostriedkov na interné účtovníctvo. Jednoducho nemáte peniaze na to, aby ste zamestnávali zamestnancov len na vedenie účtovníctva.
- Personál na vedenie vlastného účtovníctva musí byť primerane diverzifikovaný z dôvodu dovolenky, choroby alebo inej neprítomnosti. To má za následok vysoké mzdové náklady.
- Za spomenuite stojí aj bežný príklad, kedy si malý podnikatelia hľadajú externého účtovníka cez známych, rodinu či internetové fóra. Zväčša však ide, o pre nich neznámu osobu, ktorá môže aj nemusí byť dostatočne zodpovedná či vzdelaná. Tá, pokiaľ to nemáte dostatočne právne ošetrené, nezodpovedá za vzniknuté problémy vo vašom účtovníctve. Je toto aj Váš prípad? Proces zmeny účtovníka vyzerá na prvý pohľad dosť zložito, no my Vám so zmenou maximálne pomôžeme. Z Vašej strany nám stačí odovzdať kontakt na doterajšieho účtovníka a my sa s ním dohodneme na všetkých detailoch odovzdania účtovníctva, vyžiadame si potrebné podklady k tomu, aby sme boli schopní nadviazať na účtovné stavy a celý proces vybavíme za Vás.
Máte akékoľvek otázky? Neváhajte a obráťte sa na nás.
